エクセルとスプレッドシートで簡単に出席簿を作成する方法 – データ入力規制を活用

エクセルやGoogleスプレッドシートで出席簿を作成する際に、入力ミスを防ぐために「データの入力規制」を使うと便利です。
今回は、出席、欠席、遅刻の情報を簡単に記録できる出席簿の設定手順を解説します。

完成品

まずは完成した出席票を見てみます。

1. 出席簿の基本設定をする

まず、出席簿として使いたいエクセルシートまたはスプレッドシートを用意しましょう。
以下のようなレイアウトを設定します。

A列: 会合の名前
1行目: 出席者の名前（例：佐藤、田中、鈴木、山本など）

次に、それぞれのセルに「出」「欠」「遅刻」のいずれかを入力できるようにデータ入力規制を設定していきます。

2. データの入力規制を設定する

入力規制というのは、決められた文字や数字以外は記入できないようにする仕組みです。
プルダウンで選ぶようにできる設定もあるので、絶対に入力した内容を間違えたくないときに便利です。
今回は入力規制を使い、以下の3つ以外の文字は入力できないように設定します。

出：出席した
欠：欠席した
遅刻：遅刻したけど出席した

エクセルの場合

範囲を選択

出席状況を入力するセル範囲（例：B2からF7）を選択します。
これは、出席記録のセル範囲です。

データの入力規制を開く

リボンメニューの「データ」タブをクリックし、「データの入力規制」を選びます。

入力の種類を設定

「データの入力規制」ダイアログが開いたら、「入力値の種類」で「リスト」を選択します。

リストの値を入力

「元の値」欄に、出, 欠, 遅刻 とカンマ区切りで入力します。
この設定により、セルに直接「出」「欠」「遅刻」を選択入力できるようになります。

設定を保存

設定を完了すると、セルをクリックした際に「出」「欠」「遅刻」から選択できるドロップダウンリストが表示されます。

Googleスプレッドシートの場合

範囲を選択

出席状況を入力するセル範囲（例：B2からF7）を選択します。

データの入力規制を開く

「データ」メニューから「データの入力規制」を選択します。

ルールを設定

「条件」の欄で「リストから選択」を選び、値として 出, 欠, 遅刻 を入力します。

設定を保存

設定後、選択したセル範囲に対してドロップダウンリストが表示され、簡単に「出」「欠」「遅刻」を選択できます。

3. 正しくデータが入力されるか確認

設定が完了したら、B2からF7のどれかのセルをクリックし、ドロップダウンメニューが表示されるか確認してみましょう。
表示されるリストから「出」「欠」「遅刻」を選ぶことで、入力ミスが防止でき、統一された出席簿が完成します。

このようにデータの入力規制を利用することで、出席簿の記入ミスを防ぎ、効率的なデータ入力が可能です。