エクセルやスプレッドシートで月次報告書を作成する方法

はじめに

さまざまな業界で「報告書」なるものを作成する機会があるかと思いますが、ここでは簡単な月次報告書（毎月報告を行う報告書）の例を出し、エクセルやスプレッドシートがいかに役に立つかを紹介します。
今回の例は、賃貸不動産（アパート）の月次報告書の作り方を例に出します。

賃貸不動産の家主の方が毎月必要とする「家賃の月次報告書」をエクセルで作成する方法をご紹介します。
この報告書は、入居者からの家賃の振込状況や、不動産業者が受け取る報酬額を記録し、合計金額を簡単に把握できる便利なものです。
今回は、見本の表をもとに作り方を解説しますので、エクセルやスプレッドシートの操作に慣れていない方もぜひ参考にしてみてください。

1. 表の作り方

まずは完成品をごらんください。
各列の内容は以下のとおりです。

A列：アパートの部屋番号
B列：入居者名
C列：家賃が振り込まれた日
D列：家賃の額
E列：何月分の家賃を振り込んだか（今月は5月なので、通常は5月の家賃が振り込まれます）
F列：不動産業者がもらう報酬額。
家賃の5%に消費税10%を加えた額が不動産業者の報酬額とします。

2. 不動産業者の報酬額の計算方法

「不動産業者の報酬額」は、家賃の5%に消費税（10%）を加えた額です。
この計算方法について、エクセルでは次のように関数を使用して自動計算できます。

例えばセルF6には以下のように入力します。

=round(D6*0.05*1.1)

これは、D列の「家賃の額」に0.05をかけて5%の報酬を計算し、それに1.1をかけて消費税を加えた合計額を求める式です。
例えばD6に60,000が入力されている場合、この式は60,000 × 0.05 × 1.1 = 3,300となり、3,300円が報酬額として表示されます。

しかしこのままでは小数点以下の数字が出ることがあるため、さらにこれをroundで四捨五入しています。

3. 合計額の求め方

最後に、家賃の合計と不動産業者の報酬額の合計を計算してみましょう。

家賃の合計（D14）

D14に次のように入力します。

=SUM(D6:D13)

これにより、D列の家賃をすべて足し合わせた金額が表示されます。

報酬の合計（F14）

F14に次のように入力します。

=SUM(F6:F13)

これにより、F列の報酬額をすべて合計した金額が表示されます。

実際の業務

不動産業者の仕事は、この報告書を作って終わり、ではありません。
今回の例では、山本三郎さんは今月の家賃をまだ振り込んでいないので、山本さんには今月の家賃を振り込んでもらうように請求しなければなりません。
山田五郎さんは、先月分の家賃を振り込んだのであって、今月分の家賃は振り込んでいないため、「家賃の額」には何も入力されていません。
山田さんにも今月分の家賃を請求する必要があります。
谷口六郎さんは前月分の滞納家賃と今月分の家賃を一度に支払っています。
203号室と204号室は空室のため、家賃は振り込まれていません。

ですので、不動産業者の仕事はこの報告書を作って終わり、というわけではないのですが、家賃の支払い状況や滞納状況をわかりやすく見ることができ、誰にいくら請求すればいいのかが一目でわかります。
しかもこれは特別なシステム開発など必要とせず、無料ですぐに作ることができるのがグーグルスプレッドシートの強みです。
さらにスプレッドシートはクラウドなので、別の社員や遠くにいる人でもこれをすぐに確認できます。
とても便利です。

おわりに

このように、エクセルを使って賃貸不動産の月次報告書を作成することで、家賃の入金状況や不動産業者の報酬額を簡単に管理できます。
ぜひ、日々の管理業務に役立ててください。