Googleドキュメントを使って社内で電話受付のノートを共有する方法

会社で電話対応をしていると、他の社員の電話受付の内容を調べる必要があることがあります。
しかし他人の電話ノートを探して調べるのは大変です。
直近の内容ならともかく、ずいぶん以前の内容だと、ノートを何ページも探さないといけません。
社員がたくさんいると、下手をすれば何人もの電話ノートをすべてチェックする必要があります。

社内で電話対応の内容をGoogleドキュメントに記録し、他の社員とも簡単に共有できると、情報が行き渡りやすく非常に便利です。
ショートカットのctrl F（検索）を使えば、膨大なノートの内容を検索するのも簡単です。
このノートを社員みんなと共有する方法について、手順ごとに解説します。

準備として、共有する社員全員のGoogleアカウントが必要になります。
それぞれGoogleアカウントを作っておいてください。

1. Googleドキュメントを開く

まず、Googleドキュメントにアクセスし、電話受付の内容を記録するためのドキュメントを作成します。
既にノート用のドキュメントがある場合は、そのドキュメントを開きましょう。

2. 共有ボタンをクリックする

ドキュメントを開いたら、画面右上に「共有」ボタンが表示されます。
このボタンをクリックすると、共有設定のウィンドウが表示されます。

3. 共有したい相手のメールアドレスを入力する

共有ウィンドウが開いたら、「他のユーザーと共有」 の欄に、共有したい社員のメールアドレスを入力します。
このメールアドレスはGoogleアカウントにログインするときのメールアドレスです。

4. アクセス権限を設定する

メールアドレスを入力した後に、権限を設定できます。
権限には以下の3つがあります。

閲覧者：ドキュメントを読むことだけができます。
コメント可：閲覧に加え、コメントをつけることができます。
編集者：ドキュメントの内容を編集することができます。

普通は電話受付ノートの内容は他の社員誰でも書けるようにするので、「編集者」でいいでしょう。

5. 共有の設定を保存する

最後に、「完了」ボタンをクリックして設定を保存します。
設定後、指定した社員にメールで通知が届き、ドキュメントを確認できるようになります。

ノートの書き方も、あまり各自自由にやらせると読みづらくなるので、ある程度書式を決めておくといいかもしれません。
例えば

電話を受けた日付
電話を受けた人の名前
電話先の相手方の名前、所属（社名）、電話番号
電話の内容

くらいは共通項目として徹底するといいでしょう。
例えば以下のようになります。

日にち：2024/10/10（月曜）
受付：田中一郎
相手：山本太郎、山本建設、111-2222-3333
契約書を発送されたとのこと。

日にち：2024/10/11（火曜）
受付：鈴木次郎
相手：加藤さん、かとう不動産、000-555-9999
以前お伺いした見積書はまだでしょうか？連絡ください。

このように、電話のノートを共有にすることで、過去の電話の内容を探す手間を大きく省くことができます。